Trabajar en remoto tiene sus ventajas: no hay traslados, trabajas cómodamente desde casa, y puedes tener horarios flexibles. Pero también puede resultar un verdadero reto mantenerse organizado y ser productivo sin la estructura de una oficina. Aquí te dejo algunos trucos que te ayudarán a gestionar mejor tus días y optimizar tu rendimiento trabajando desde casa.
1. Establece un Espacio de Trabajo Definido
Puede parecer algo obvio, pero es una de las claves para la organización diaria. Tener un lugar exclusivo para trabajar, preferentemente separado de tus espacios personales, te ayudará a mantener la concentración y a desconectar cuando finalices tu jornada. Asegúrate de que sea cómodo, esté bien iluminado y tenga todo lo que necesitas.
Un buen espacio de trabajo debe incluir una silla ergonómica que cuide tu postura, una mesa a la altura adecuada y una iluminación suficiente para evitar la fatiga visual. También es recomendable que personalices tu espacio con objetos que te inspiren, como plantas o fotografías, pero sin sobrecargarlo. De esta manera, al llegar a tu espacio, tu mente se preparará automáticamente para entrar en «modo trabajo», lo cual favorece la productividad y te ayuda a ser más eficiente.
2. Planea tu Día con Bloques de Tiempo
Organiza tus tareas en bloques de tiempo definidos y mantente enfocado en una sola tarea por vez. La técnica Pomodoro es perfecta para esto: trabaja durante 25 minutos y luego toma un descanso corto de 5 minutos. Este método no solo mantiene tu mente fresca, sino que también te ayuda a abordar tareas más grandes dividiéndolas en segmentos más manejables.
Por ejemplo, supongamos que tienes que escribir un informe extenso. Puedes dividir esta tarea en varios bloques de tiempo utilizando la técnica Pomodoro. Podrías empezar dedicando los primeros 25 minutos a investigar la información necesaria. Luego, tras un descanso de 5 minutos, dedicas otros 25 minutos a redactar la introducción. Con el siguiente Pomodoro, podrías enfocarte en la estructura del contenido principal. De este modo, poco a poco, la tarea completa se vuelve más manejable y alcanzable. Utilizar bloques de tiempo específicos te permite mantener la concentración y evita que te sientas abrumado con tareas grandes.
Además de la técnica Pomodoro, puedes planificar tus bloques de tiempo según la prioridad de las tareas. Comienza con los bloques de tareas más importantes y urgentes durante las horas en las que te sientas más productivo. También puedes dedicar bloques específicos para reuniones, llamadas, y hasta para organizar tu correo electrónico, de manera que no interrumpan constantemente el flujo de trabajo. Utiliza herramientas como Google Calendar o cualquier otra que te permita gestionar tus bloques y respetar cada uno de ellos para optimizar tu día.
Herramientas para la Técnica Pomodoro en Windows 11, Ubuntu y Mac
- Tide: Una aplicación disponible para Windows, Mac y dispositivos móviles. Ofrece la técnica Pomodoro junto con sonidos relajantes para mejorar la concentración y reducir el estrés.
- Tomato Timer: Disponible como aplicación web, funciona en cualquier sistema operativo que tenga un navegador. Es simple y eficiente, sin necesidad de instalaciones complicadas. También puedes probar PomoDone, que se integra con otras herramientas como Trello o Todoist y está disponible para Windows, macOS y Linux (Ubuntu).
3. Comienza con la Tarea Más Difícil
Cada día, empieza con la tarea más difícil o la que menos te apetece hacer. Esto se conoce como la técnica de «comerse la rana». Si comienzas resolviendo la tarea más complicada, el resto del día te parecerá mucho más llevadero y podrás mantener la energía y la motivación.
La razón detrás de esta técnica es que por la mañana solemos tener más fuerza de voluntad y concentración, por lo que es el mejor momento para abordar aquello que más nos cuesta. Si postergas las tareas difíciles, estas seguirán ocupando un espacio mental y creando estrés a lo largo del día. En cambio, al resolverlas temprano, liberas una carga emocional y puedes sentir un impulso motivacional que te ayuda a avanzar en el resto de tus actividades con mayor confianza y determinación.
4. Usa una Herramienta de Organización
Existen muchas herramientas de organización que son de gran ayuda para quienes trabajamos en remoto. Aquí te dejo algunos ejemplos:
- Trello: Perfecto para gestionar proyectos visualmente. Utiliza tableros kanban que te permiten organizar tus tareas en listas, moviéndolas de una etapa a otra según avanzas.
- Notion: Una herramienta muy versátil que te permite combinar listas de tareas, tomar notas, crear bases de datos y más. Ideal si quieres tener todo en un solo lugar.
- Todoist: Especialmente útil para gestionar listas de tareas y establecer recordatorios. Su simplicidad la hace ideal si solo necesitas una lista clara de lo que debes hacer.
- Google Calendar: Perfecto para planificar tus bloques de tiempo y eventos. Puedes compartir tu calendario con colegas o familiares para coordinar mejor tu día.
- Asana: Si trabajas en equipo, Asana es una excelente opción para gestionar proyectos y tareas colaborativas, permitiendo asignar tareas y hacer seguimiento del progreso.
- Slack: Aunque no es una herramienta de organización de tareas como tal, Slack es ideal para la comunicación rápida y efectiva entre equipos, algo esencial para el trabajo remoto.
Asignar fechas límite y organizar los proyectos te permitirá no perder de vista tus objetivos y mantenerte alineado con tus metas. Trello, Notion, Todoist o Google Calendar son excelentes para mantener una lista clara de tareas y responsabilidades. Asignar fechas límite y organizar los proyectos te permitirá no perder de vista tus objetivos y mantenerte alineado con tus metas.
Además de estas herramientas, es importante que encuentres el sistema que mejor se adapte a ti. Por ejemplo, si prefieres visualizar el estado de un proyecto completo, Trello y sus tableros kanban pueden ser ideales. Si necesitas tomar notas, crear listas y combinar ambas cosas, Notion es muy versátil. Todoist, por su parte, es excelente para gestionar listas de tareas y establecer recordatorios. Utilizar una combinación de herramientas digitales junto con métodos tradicionales como una agenda o pizarra blanca puede ser un gran aliado para mantenerte enfocado y lograr tus objetivos. Lo más importante es ser constante en el uso de estas herramientas para que tu organización no se desmorone.
5. Define Límites y Mantén la Disciplina
Cuando trabajas desde casa, es muy fácil caer en la tentación de revisar la nevera, hacer alguna pequeña tarea doméstica o distraerte con la televisión. Es fundamental definir horarios de trabajo claros y compartirlos con los demás miembros de la casa para evitar interrupciones. Mantén la disciplina con esos límites, y recuerda respetar también tu horario de descanso.
Define tu horario de trabajo y cúmplelo como si estuvieras en una oficina. Explica a los miembros de tu familia o compañeros de piso la importancia de respetar tu horario laboral y coloca un cartel en la puerta de tu espacio de trabajo si es necesario. Además, es igual de importante establecer un ritual para finalizar la jornada, como apagar el ordenador y dejar el espacio ordenado, o incluso dar un pequeño paseo para simular el final del trabajo. Mantener estos límites claros te ayudará a evitar el agotamiento y te permitirá tener una mayor calidad de vida, tanto en lo personal como en lo laboral.
